Suatu waktu, belum terlalu jauh dari masa wisuda, tak biasanya seorang kawan mengecek kebenaran informasi rencana sidang promosi doktor seorang figur yang kebetulan punya jabatan tinggi. Pagi-pagi itu, penulis tak bisa langsung mengiyakan karena memang belum ada informasi apapun terkait hal itu. Biasanya di sekitaran area fakultas, ada pengumuman yang gampang ditemukan setiap kali ada agenda promosi doktor baru.
Tak lama berselang, kawan itu yang rupanya sedang jogging di seputaran kampus, mengirimkan foto deretan bunga papan di depan Balai Sidang universitas. Panjang. Juga foto spanduk besar yang memuat infomasi tentang siapa yang akan akan menjadi bintang utama menjelang siang nanti. Menilik latar belakangnya, juga dari bunga ucapan selamat yang sudah berdatangan, terbayang sudah siapa saja yang bakal hadir di acara nanti. Sekelas menteri dan wakil menteri saja ada, apalagi birokrat eselon 1 dan 2. Karenanya pantaslah pula jika sidang terbuka itu tak mengambil salah satu ruangan di gedung fakultas. Sekalipun setahu saya, saat-saat seperti saat ini bukanlah musim padat-padatnya antrean pemakai auditorium fakultas.
Penulis sempat bertanya kepada seorang lulusan yang (mendaku) dari “kelas jelata”, perihal ruangan sidang promosi. Kenapa bukan di auditorium fakultas atau di fakultas tetangga terdekat, misalnya? Katanya, pada prinsipnya Program Pascasarjana-lah yang mengatur segala sesuatu terkait dengan penyelenggaraan sidang terbuka promosi doktor. Termasuk soal waktu dan ruangan yang akan digunakan. Selain kecocokan jadwal para penguji yang bisa sampai tujuh orang, pertimbangan penting tentulah ketersediaan ruangan. Tidak banyak ruangan di fakultas yang representatif berkapasitas besar. Paling sering ya auditorium fakultas yang sudah pasti urusan administrasinya tidak terlalu belibet. “Kecuali kalau ada permintaan khusus,” katanya.
Apakah itu artinya, promovendus harus ikut-ikutan repot mencari ruangan yang bisa dipakai? Ehm, apakah artinya juga sang calon doktor turut menanggung biaya pemakaian ruangan? Wallahu’alam…
Sebagai produk masa pandemi, penulis beruntung tak merasakan susah-payahnya menyiapkan sidang promosi “sebagaimana biasanya”. Yang jelas, karena acara berlangsung secara daring (online), penulis tak perlu repot-repot menyediakan kudapan bagi tetamu yang hadir. Cenderamata pun tak diperlukan. Cukup simbol “lope-lope” menyertai ucapan terimakasih yang dikirimkan kepada tetamu yang hadir. Tak perlu mencetak dan menjilid rapi ringkasan disertasi seukuran kertas A5. Alih-alih mendistribusikan puluhan eksemplar ringkasan disertasi, kala itu penulis cukup setor softcopy yang bakal dibagikan lewat chat room. Penulis pun tak perlu menyetor nama tetamu VIP kepada Sekretariat Program Pasca yang biasanya harus disibukkan dengan urusan protokoler. Bahkan penulis bisa berhemat sumberdaya manusia karena absennya dua pendamping yang biasanya berdiri di sebelah kanan-kiri promovendus.
Yang jelas, penulis juga senang karena tidak harus merepotkan para bos dan mantan bos yang penulis undang. Biasanya, andai mereka tidak bisa datang, mungkin karena didasari rasa sungkan, setidaknya kiriman kembang ucapan selamat tertuju ke lokasi sidang promosi. Itu kalau acaranya offline… Karena diselenggarakan online, setidaknya penulis tidak perlu menambah sampah di sekitaran kampus. Artinya juga penulis tidak perlu menyiapkan biaya untuk mengangkut (baca: membersihkan) bunga-bunga itu. Jangan dikira satu gedung hanya kita sendiri yang akan memakai. Tidak mungkin memindahkan dan menyimpan tumpukan sampah estetis ke tempat lain nir biaya.
Sungguh penulis mensyukuri tidak harus kebebanan hal-hal tambahan seperti itu. Alih-alih memikirkan itu, hari-hari yang tersisa menjelang sidang lebih banyak, penulis gunakan untuk mencoba lebih rileks, berkontemplasi, memikirkan pertanyaan-pertanyaan “ajaib” yang mungkin terlontar oleh para penguji yang siap menguliti isi disertasi…
Namun inilah Indonesia. Tak harus dibantah bahwa (bagi sebagian orang?) sidang promosi adalah puncak perjalanan intelektual (dan spiritual!) bagi seorang promovendus. Wajarlah jika kemudian momentum itu perlu dirayakan. Sekalipun sependengaran penulis, di sejumlah negara maju, suasana sidang PhD thesis defence tidaklah seheboh yang kerap terjadi di Indonesia. Cukup calon doktor hadir di ruang meeting, presentasi di hadapan supervisor dan para penguji, tanya-jawab, sidang komite, terus hasilnya diumumkan. Praktis. Sederhana, Elegan.
Tapi di Indonesia? Judulnya saja sidang promosi. Promosi! Lebih mendekati upacara penasbihan ketimbang ujian terbuka. Karenanya, bukanlah itu momentum yang layak untuk dirayakan bersama-sama dengan khalayak ramai, termasuk handai taulan dan rekanan? Bahkan saking inginnya perayaan itu terjadi, ada kenalan yang memilih menunda kelulusannya, menunggu pandemi mereda, sehingga sidang promosi dapat dilakukan terbuka secara offline. Judul acaranya saja sidang promosi, kapan lagi ada momentum terhormat untuk “memamerkan” karya akademis kepada khalayak?
Konsekuensinya jika sidang promosi doktor dibuat sebagai perhelatan yang tidak biasa, sang calon doktor harus siap dengan segala rupa selayaknya penyelenggaraan hajatan. Pertama, tentu memikirkan siapa yang harus diundang. Tidak bisa terlalu banyak, namun tidak bisa juga terlalu sedikit. Nanti profesor kita bisa berprasangka kalau promovendus kurang gaul dan tidak punya suporter. Kalau mau menghadirkan banyak tetamu prominent person, protokolernya tentu harus dipikirkan. Undangannya pun tidak bisa standar fakultas, perlu dicetak yang ciamik dengan kertas lebih berkualitas (baca: mahal). Urusan among tamu atau usher juga penting, tak bisa melulu mengandalkan staf kampus yang belum tentu mengenal betul siapa saja tetamu yang hadir. Berikutnya, soal seating arrangement bukan urusan sepele, termasuk juga holding room untuk singgah tetamu penting agar tak langsung berbaur dengan tetamu biasa. Urusan katering juga bukan hal yang sederhana. Selayaknya hajatan, makanan tidak elok kalau sampai kurang. Kalau lewat jam makan, tak boleh hanya sekadar kudapan ringan, harus dipikirkan makanan yang bisa mengenyangkan. Juga penting urusan souvenir yang mestilah ciamik dan layak disimpan sebagai barang kenangan. Untuk ini, syukur-syukur kalau ada sponsor yang mau ikutan berpartisipasi. Pernah suatu saat penulis mendapatkan cenderamata dengan logo institusi publik di mana sang promovendus sedang berkarya. Tak perlu kepo budget-nya dari mana ya…
Apakah seorang promovendus yang mesti berepot-repot sendiri? Tentu tidak. Butuh tim pendukung yang tugasnya tidak sederhana, menyiapkan A-to-Z untuk memastikan jalannya sidang sesuai harapan. Jangan sampai kejadian seperti pengalaman seorang kenalan yang nyaris one-man-show dalam menyiapkan acara sidang promosinya. Karena terlalu terforsir menyiapkan kebutuhan pelengkap, justru resume disertasi nyaris terlambat diselesaikan.
Calon doktor yang sudah kadung jadi pejabat, pastilah punya tim atau bahkan panitia kecil yang mesti sigap untuk mendukung prosesi penting buat bosnya. Bisa dari keluarga. Bisa dari institusi tempat sang promovendus berkarya. Merekalah garda terdepan dari fase persiapan sampai hari H. Untuk itu, pikirkan juga sesi pembubaran panitia bertajuk syukuran pascawisuda, misalnya. Apresiasi sepadan untuk seluruh anggota tim pendukung yang sudah bersusah-payah memastikan kesuksesan acara sidang promosi.
Menamatkan sekolah sampai ke jenjang doktor itu bukanlah perjalanan yang mudah. Salah satunya jika sampai urusan sidang promosi yang harus wow seperti tadi… Dan percayalah bahwa mengatur penyelenggaraan sidang promosi doktor tak akan kalah ribet dengan perhelatan “mantenan” di kampung kita… Tapi, akan sampai kapan praktik begini? Entahlah.(*)
SIDIK PRAMONO
Doktor dan Wartawan Senior yang kini tinggal di Kota Tangerang
